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石頭的故事  

前言
上帝最公平的地方，就是賜給每個人相同的時間，一天24小時。很多人抱怨時間不夠用，卻很少去追究為何如此？在工作績效的構成要素中，時間管理就佔1/4 的比重，要如何才能有效運用時間？請記住這個公式：「時間管理＝事件順序＋時間分配」。

內容
在某一堂課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐，然後拿出一袋鵝卵石放進罐子裡，問學生說，「這罐子裝滿了嗎？」學生異口同聲回答「是」。「真的嗎？」教授接著拿出一袋碎石子倒進罐子裡，再問學生，「這罐子裝滿了嗎？」這次學生們猶疑地答道，「可能沒滿。」
接著，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子裡，倒完後他問學生，「這個罐子是滿的呢？還是沒滿？」學生學乖了，都回答「沒有滿」。
最後，教授拿出一大瓶水，倒進看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的罐子，然後問學生，「我們從這件事，學到什麼重要的功課？」班上一陣沈默後，一位學生回答說，「無論我們多忙，行程排得多滿，總是可以再擠出時間做更多的事。」
教授聽完後，點了點頭，微笑道，「答案不錯，但這不是我要告訴你們的重點。我想告訴大家的是，如果你不先將大石子放進罐子裡，也許以後就沒機會放進去了。」
如果你夠細心，或許已經觀察出，這堂課是教授「時間管理」的課程。如何分配時間，才能夠在有限的時間中，依序放進鵝卵石、小碎石、沙子和水，是這堂課的重點。

．時間管理的重要性：佔績效1/4比重　　
時間管理沒做好，忽略事情輕重緩急的順序，就如同把鵝卵石留到最後，卻放不進罐子裡的道理是一樣的。重要性最高的事情，最後分配的時間所剩無幾，怎可能有工作績效可言？
教授「時間管理」課程經驗豐富，聯聖企管總經理陳蕙兒指出，「績效＝工作成果＋工作品質＋時效＋成本控管」，可知時間管理的能力，至少佔工作績效1/4比重。
她舉例說，假如A代表「已成交的客戶」，B是「有希望成為客戶的人」，C是「待開發的客戶」。一位有良好時間管理的員工，分配在A、B、C的時間，就應該是B＞C＞A，先將B培養成A，再將C培養成B，最後才是維繫跟A的關係，如此才有良好的績效。
對主管來說，時間管理更顯重要，因為主管能處理事情的時間，比下屬更有限。陳蕙兒解釋，一位主管除了要處理自己的事情，還要兼顧下屬的事情，並且確保團隊績效。然而偏偏很多事情，下屬往往是到了無法處理，或是很緊急之際，才會往上呈報，這時已經沒剩多少時間可以處理了。也因此，主管比下屬更需要做好時間管理。
羅馬帝國的凱撒大帝，在領兵出征時，儘管再累，每天睡覺前，一定思考當天的時間運用。「因為時間管理做得好，才有條件談其他管理」陳蕙兒說。

．時間管理第一課：分辨輕重緩急
「時間管理出問題的人，最常犯的毛病就是時間分配不對，沒有按照事情的輕重緩急，給予每一件事情應有的時間，」中華民國中小企業專業經理人協會理事涂紹懿說。鵝卵石就好比是第一類「重要且緊迫的事」；小碎石是第二類「重要但不緊迫的事」；沙子就是第三類「不重要但緊迫的事」；水則是第四類「不重要也不緊迫的事」。涂紹懿說：「很多人抱怨時間不夠用，關鍵原因是優先順序搞錯了。」
涂紹懿曾任職於壽險公司，一位同事離職時，把某個從事土地代書的客戶移交給她。剛接手沒多久，代書先生就來電，劈頭不停地抱怨。30秒後，涂紹懿掛掉電話，直奔天母拜訪這位代書先生。她足足花了3個小時，聽對方抱怨過去的服務品質，好幾次她都恨不得站起來，拍拍屁股走人，但還是克制下來。最後總算抱怨夠了，代書先生給她一句話，「合約拿出來吧！我可以簽了。」
為了那位客戶的抱怨，涂紹懿將當天其他約訪一一改期。「很多人最不想碰的就是客戶抱怨，可是客戶抱怨往往是第一類『重要且緊迫的事』，應該第一優先處理。如果壓後，很可能就會失去這位客戶」她說。

．最大時間管理迷思：重要但不緊迫的事
陳蕙兒曾經輔導過一個印象深刻的個案。一位企業家第二代的執行副總，每天都非常忙碌，總是在處理緊急狀況，一天到晚抓著員工跟他一起加班。陳蕙兒到他辦公室一看，「哇！除了辦公桌上堆滿了公文，連茶几上也都堆積如山」陳蕙兒登場怔在那裡。
執行副總坦言，他並沒有區分事情重要性與緊迫性的習慣，一律按事情發生的順序處理，此外又有應接不暇的應酬、電話和訪客，才會導致他經常積壓公文。「員工抱怨他的slow motion（動作太慢），抱怨得要死，」陳蕙兒輔導的第一天，就有不少員工向她訴苦。
陳蕙兒看出他犯了兩大時間管理通病，一是沒有區分事情輕重緩急，二是事必躬親。於是教導他執行目標管理，並且開始授權。
之後，這位執行副總不再親自批閱每一份公文，只檢核每週各部門計畫表，表中詳列每週工作進度，以及即將到期的工作。此外，每月固定開一次主管會議。「結果員工加班時間減少一半」陳蕙兒說。
陳蕙兒指出，時間管理的陷阱，主要出現在第二類，人的惰性往往將「重要但不緊迫」的事，拖到變成「重要且緊迫的事」。最容易浪費時間的則是第三類，不速之客來訪或者朋友請託，雖然不重要但緊迫，很容易讓你放下手邊工作。最可怕的就是第四類，愛管閒事，交際應酬，對個人工作績效毫無建設性。

．謹守80/20法則分配時間
《80/20法則》這本書提到，在我們所做的努力中，通常有80％的收穫，來自於20％的時間付出；另外80％的時間付出，則只帶來20％的結果。
涂紹懿指出，大部分的人把80％的時間，花在無意義的事情上，卻只留下20％的時間，給真正重要的事情。她舉例說，客戶抱怨的處理，和不速之客到訪比較起來，前者就應該分配到更多時間。
同樣的80/20法則，陳蕙兒則認為，時間應該安排八分滿就好，留下20％的時間處理突發事件。「這樣的分配方式，也可大大減輕工作壓力」她說。

．避免會而不議：準備大綱，準時開始，準時結束
一般人最常浪費時間之處，涂紹懿歸納出五點：1陪客戶吃飯，交際應酬；2接不完的電話；3處理不完的抱怨；4拚命上課，卻沒有吸收；5冗長的會議。
其中，「開會尤其容易浪費時間，不知不覺就會漫無目的地開下去。」涂紹懿表示，一定要事先準備討論大綱，並且準時開始，準時結束，會議才會有效率。
陳蕙兒認為，如果會議沒有規格化，很容易流於「會而不議」，浪費時間。所謂的會議規格化，包含會議形式和開會時間的規格，例如什麼樣的會議應該開多久，出席者應該準備什麼資料等。
陳蕙兒舉例說，有一家資訊業公司，也是經常「會而不議」，而且開會時間冗長。她建議該公司改採簡報（Presentation）的開會方式，會議前一天，所有出席人員，必須將簡報資料交給主席。
有一次該公司開年度預算會議，輪到一位副總經理報告時，才發現秘書小姐幫他準備的資料錯誤百出，數字兜不起來，而他本人又沒有事先預覽，結果在台前被總經理質詢了兩個多小時，臉紅得不得了。經過這次教訓，之後該公司開會效率大增，也節省了出席人員的寶貴時間。
開會最怕遇到有人姍姍來遲。涂紹懿說，愛遲到的人，總是固定的那幾位，可以用「零時間差」和「零榮譽差」的方式處理。
所謂的零時間差，就是針對愛遲到的人，預測他們會遲到多少時間，就把他們的開會時間提前多少時間。而零榮譽差就是，由會議主席決定是否允許那些人遲到，可以容許的遲到時間多長。「過去，我也曾經試過罰款的方式，但是一點效也沒有，零時間差還是比較有效的方式」她說。

．養成記錄習慣，時間管理效果加倍
時間管理有沒有技巧？陳蕙兒強調，真想做好時間管理，最重要的就是養成記錄的習慣。就像寫日記一樣，把每天應該開的會、待追蹤事項、待處理事項，以及上司交辦事項，按類別條列下來，用不同顏色的筆，區分輕重緩急。同時，隨時檢討改善，以提升管理效果。
涂紹懿則是用自己最熟悉的工具，如記事本、各種顏色的螢光筆及便利貼，以不同顏色，將事情按重要性及緊迫性加以分類，用便利貼記錄突發事項的人事時地物，然後貼在記事本上。
莎士比亞曾說過，重重天幕、星子和位於宇宙中心的此地，均有其等差、先後順序及地位。「時間管理無非就是為生活中每一件事情，找到最佳的順序，並給予最適當的地位」涂紹懿說。

．愈會放鬆，注意力愈能集中
要怎樣才能集中注意力，全心在工作上衝刺？其實愈會放鬆，注意力愈能集中；愈懂得不「用腦過多」、「腦筋疲勞」的人，愈能有效率地把事情做好。只要學會工作時間分配法，就能隨時保持大腦的活性度，讓你在不同的工作時間，都能發揮最大戰力。
幾年前《腦內革命》這本書風靡一時，為上班族提升工作效率，作者村山茂雄提到，愈是傑出的運動選手，平常愈會休閒、放鬆。最好的例子就是日本職棒明星鈴木一朗。一朗以擊球時超強的爆發力聞名。然而，他在打擊區的準備動作，卻給人有氣無力的感覺。

．每天給自己一小時，做最喜歡做的事
許多認真的上班族與企業經營者，為了拼業績「沒日沒夜」地工作。但這是錯誤作法，即使再忙碌，你也必須每天留給自己１小時，做最喜歡做的事。唯有享受這１個小時，工作時才能集中精神、發揮能量。擬定一天該做的事情，不妨先把自己最喜歡的放上去。先給自己１小時，才能擁有精力充沛、能量十足的一天。

．假日充分休息，上班才能全力發揮
日本管理學大師兒玉光雄，曾接受朋友諮詢。這位朋友剛成為職業高爾夫選手。為了爭取表現，他每週７天都進球場，平均每天至少打滿２０００個球。但儘管辛苦努力，花比別人更多的時間練習，這位朋友的球技遲遲沒有進步，為此憂慮不已。兒玉瞭解狀況之後給的建議非常簡單，那就是，這位朋友必須每週休息１天，完全不揮杆。對方照著做，禮拜一丟掉球具，重拾以前非常喜歡的釣竿，不久球技就意外地突飛猛進，排名直往前竄。可見，昏天暗地拚命工作，雖然辛苦付出，卻不一定能獲得同比例的成果。想攀登工作的「高山」，一定得先經過休息的「谷底」。而且，谷底拉得愈深，高山才會變得更高。

．將每天的工作時間，分割成五個區段
根據心理學研究，一個人能持續集中注意力的時間，不超過９０分鍾。根據這項原則，上班族不妨將工作時間，切割成五個區段。比如，早上９點上班、傍晚５點半下班的人，扣掉中間休息１小時，實際工作時間大約７﹒５個小時，也就是４５０分鍾。將它除以５，就是９０分鍾。你可以把早上的上班時間分為２個區段，下午則是３個。然後，每個區段之間，都給自己１０～１５分鍾的休息時間。每個區段之間都要休息，這點非常重要。工作時腦筋的靈活度，早上第一、第二區段，效率最好。所以，必須動腦、想點子的工作，不妨排在早上。反之，單純事務性的工作，就放在下午處理。下午３個區段之中，第二、第三區段交界處，腦袋會稍微恢復活潑，此時可用來解決早上殘留的工作。

．重要的工作，放在星期一與星期二完成
就一星期５天的工作時間來看，基本上從星期一到星期五，腦筋的疲勞程度會逐步遞增。所以，較重要的工作最好排在一週前半，利用腦筋清楚、有幹勁的時候，解決難搞、重點的業務。排定工作時程，這點值得注意。

．將「大目標」分解成幾個「小目標」
目前擁有３萬名員工、全球電子業龍頭老大的英特爾，３０年前成立時，只是個只有１2名員工的小公司。創辦人安迪葛洛夫從來不好高騖遠，即使有長遠、大型的工作目標，葛洛夫也會儘量把它分成幾個小工作目標，一一加以突破。把工作目標「變小」，並不是看輕員工的能力，而是做更有把握讓員工每次都享受到達成目標的成就感。把工作目標「大事化小」還有一個技巧。那就是變成「每天都有新工作目標」。這樣不只鼓舞員工
士氣，對於提高員工精神集中力，也有非常大幫助。就像馬拉松比賽一聽到「４２公里」，會當場腳軟。但不要想「４２公里」的問題，而是把目標變成「眼前１公里」，就可降低心理負擔，跑得輕鬆愉快。

．和工作無關的東西，全部從辦公桌上清走
要提高注意集中力，最簡單的方法之一就是，把可能妨礙作業的因素全部排除。所以，辦公桌上不要放置與工作無關的報紙或雜誌。其次，用過的文具與資料立刻歸檔放回原位，以免礙手礙腳。

．即使必須加班，也不可超過９０分鍾
加班時最差的作法就是，傻傻地埋頭苦幹，結果餓壞了肚子、身心俱疲。知道要加班，不妨先吃點三明治之類簡單的食物。經過一整天工作，疲勞已達最高點，此時應避免處理重大或需要耗腦力的工作。然後，加班絕不可超過９０分鍾，否則就會影響隔天的工作品質。為了長遠起見，這個原則一定要堅持。

．早上的三個小時，是「黃金工作時間」
根據大腦生理學實驗，我們的大腦早上清醒後的３個小時，最清醒、工作效率最好。因此，不妨把比較需要動腦思考、想點子的工作，挪到早上完成。大部分成功的企業家，都採取這種作法，不信的人可以調查看看。

．利用「紅」與「藍」，進行「顏色刺激法」
辦公桌其實可以呈現不同的顏色。比如，幫電腦製作衣服，沒有鬥志、精神不振時，換上紅色的；有點疲勞、想放鬆一下，就換上藍色或綠色。當然，不只電腦，不同顏色的盆栽，也可達到類似效果。不妨試看看，不論紅色、藍色、綠色乃至於可以鼓舞心情的橙色等等，只要注視３０秒鍾，你就會發現顏色確實會改變人的心情。

．用巴洛克音樂自我放鬆
這是許多人的共識，那就是聆聽巴洛克音樂，可以放鬆精神，達到休息的效果。所以，辦公室與家裡，不妨準備一些巴洛克音樂ＣＤ，想休息時就拿出來聽一下，便可更徹底放鬆，工作時才能集中精神。

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