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別把時間用錯地方了 你也能當時間管理高手 只是要懂得「排」時間和「偷」時間的竅門,每個人都可以聰明、從容過日子。 企管專家馬可‧麥西尼曾說過一個小故事:想像有一個戶頭,每天存進86,400元隨意讓你使用,不過,每天晚上12點以後,不管你有沒有花完,就自動歸零,隔天又存入86,400元,如此週而復始。 若這個戶頭是你的,你會怎麼做?一定是想盡辦法,充分利用每一塊錢,甚至會想辦法把這些錢轉投資成其他資產吧? 事實上,每個人真的有一個這樣的戶頭,只不過存取的不是金錢,而是時間,每天存進86,400秒,只能提取,不能增加。 現在,你知道該怎麼做了嗎? 小心!9大時間殺手 「我真的很想把事情做好,可是我時間不夠!」 你是否常有這種感慨?事實上,我們可能不是真的沒時間,而是我們把時間拿去做錯誤的「採買」了,不知不覺浪費掉大好時光。 以下列舉偷走我們時間的9大殺手,若能有效改進或防範,必能大大減少「力不從心」的遺憾。 時間殺手1 不分輕重緩急 缺乏計畫的努力,常常只是做虛功而已,用盡全力,卻仍揮棒落空。 光是建立工作待辦事項的清單是不夠的,必須釐清各項任務之間「輕重緩急」的關係,否則非常可能會陷入瑣事的地獄中,花費龐大心力處理其實並不是那麼重要的事情,延擱了真正要緊的事,製造日後的危機。 時間殺手2 電話與不速之客 電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的,因為我們永遠不知道對方會佔用多久,也許一通電話,一個上午就泡湯了。 許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能,過濾不必要的來電,或是長話短說,若不是非常緊急的事,不妨禮貌告訴對方何時會回覆,等到手頭的事情告一段落以後,再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制,但仍應掌握「長話短說」的原則, 時間殺手3 工作環境蕪亂 據統計,辦公桌面雜亂或資料亂放,會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產力,必須養成物歸原處的習慣,並且把蒐集到的資料整理歸檔,別讓文件氾濫,減少找尋文具或資料的時間。 時間殺手4 不會說No的爛好人 《時間管理十堂課》的作者羅勃‧布萊說:「世上最容易犯的錯,就是許下過多的承諾。」 因為不善拒絕,名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講,但他發現,這樣只是把自己累壞,而且擠壓到其他時間,所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約,接受邀約之前,一定審慎評估,「若不懂得說No,就會累死自己!」 富邦金控財務長兼發言人龔天行雖位居高階主管,但卻能做到天天回家吃晚飯,其中一個秘訣就是,「除非絕對必要,否則我幾乎沒有應酬。」 當自己實在力有未逮時,應該學著堅定地說No,不要牽扯在太多「不好意思」的情緒中。也別用「讓我考慮看看……」這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求,這對他人也不公平,若真的無法兌現諾言,最好還是直接言明。 時間殺手5 拖延的壞習慣 進度落後是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚,習慣把事情積壓到截止期限前才處理,但那個時候已經火燒屁股了,最後不但未能如期完成,倉促下趕工的工作品質也常出現瑕疵。 羅勃‧布萊建議,特別是處理大型專案時,更應把計畫切分為好幾部分,按部就班完成,即使是多麼艱鉅的專案,只要切成小部分,也就沒那麼嚇人,可以各個擊破。 時間殺手6 一次想完成太多事情 正所謂「貪多嚼不爛」,訂定任何目標時,都應衡量自己的資源與時間,不要一口氣想要完成太多計畫,到最後可能會處處落空。 時間殺手7 事必躬親不懂授權 在授權或與他人合作之前,必須先想清楚可能的風險,選擇適合的授權或合作對象,一旦決定以後,就不要再事事插手,如此不但打亂自己的時間規劃,也會給下屬或工作夥伴不被信任的感覺。 時間殺手8 不必要的會議 幾乎所有的時間管理書籍都會把「不必要的會議」列為耽擱時間的重要因素。好的會議固然能收腦力激盪、凝聚共識等效果,但無論如何,開會都應該被視作一個「必要之惡」,即使非開不可,最好能做到準時開始及結束,儘量不要參加不 重要的會議,以避免時間消耗。 當然,在職場中我們常是「人在江湖,身不由己」。馬可‧麥西尼建議,若真的無法選擇不開會,至少可以選擇在自己可以做到的範圍內,有效率地進行會議。 時間殺手9 沈迷於無意義的活動 這類事即是柯維時間管理矩陣中,規類到第四象限的事(參見【圖表1】),是既不急迫又不重要的事,甚至可以說是一種浪費生命,例如沈溺於電視、八卦瞎掰等。 柯維認為,人們受到緊急事件的壓迫時,常想「逃避」到第四象限,這和一般能夠創造意義的休閒不同,這種逃避只會帶來更多的空虛,同時又把未完成的事情推到更緊急的狀態。 以看電視為例,根據行政院主計處的《國民時間運用調查報告》指出,國人平均每天看電視160分鍾,一年花1,000小時,若以75歲的壽命為計,從5歲開始看電視,一生總共耗上8年的時間看電視!試想,若平白多出8年,你能完成多少夢想? 所以,就像名作家史蒂芬‧金說的:「關掉那喋喋不休的盒子吧!」如此你的生活和工作的品質將可大幅改善。 快速做事 Vs. 做正確的事 若能夠避免上述9項時間管理的障礙,對掌握工作進度一定大有助益,但光是這樣的時間管理,還不夠深入,真正徹底的時間管理不只是照顧你的「工作」,還得把你的「人生」考慮進去。 傳統的時間管理,強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時間管理觀念仍舊重視效率,但並不一味強調「快速」,而是要求人們「做正確的事」。 「不管飛得多麼快的飛機,只要方向錯了,一切都白搭,」代理富蘭克林柯維時間管理課程的卓維及卓睿企管顧問公司顧問謝寶容表示。 急迫的事≠重要的事 成功學大師柯維在《與時間有約》一書中,把時間管理分為四代:第一代的時間管理只是「備忘錄」,做一件劃掉一件;第二代時間管理則開始講究效率,重視規劃與準備,利用行事曆與記事簿,訂定目標一一執行;第三代除了延續第二代的概念以外,並且把「順序」的概念加進去,制訂出短中長期的目標,按優先次序予以實踐。 至於執行的方式,不外乎是:設定目標→擬訂計畫→實踐→評估,到這個階段為止,時間管理仍停留在「提高績效」上,若能善用這項技巧,確實可以有效改善工作品質、創造績效。 但有太多績效出眾,甚至功成名就的人,在午夜夢迴之際,卻常有一種「不知為何而戰」的空虛。 新一代的時間管理觀念,強調在設定目標之前,必須先慎重思考「角色」與「人生意義」的問題。簡單說,就是一種以「重要的事」,而非「急迫的事」為最高指導原則的時間管理態度。 你是急迫性偏執狂嗎? 德國時間管理專家羅塔爾‧塞維特認為,成功的秘訣,在於下列四種領域的平衡:績效、健康、人際關係、生命意義。我們的社會型態過度強調績效,偏廢其他三者,以致於逼出了一堆患有「急迫症」的人。 我們以為「散漫」是間管理失敗的唯一表徵,我們很難想像看起來工作效率一流,遭逢危機處變不驚,可能會是有時間管理障礙的人。 但事實上,這些習慣與高壓共處,甚至潛意識還愛上危機的人,實際上可能患了「急迫性偏執」。他們熱中於解決突發狀況,並且從忙碌中得到安全感,認為愈忙的人愈重要,閒著簡直是是種恥辱,不知不覺中,就成了急事的奴隸。 柯維認為,急迫性偏執就好比濫用止痛藥,或許問題可以立刻得到抒解,卻無法根本治療。要知道自己是否有急迫性偏執的傾向,不妨參考【圖表2】,分數愈高,就表示急迫性偏執的傾向愈重。 別忽略「重要但不急的事」 柯維與塞維特這兩位大師都把事情按「重要」與「急迫」畫分成四等分(【圖表1】)。第一象限的事既急迫又重要,當然得即刻處理,至於第三象限的事雖然不重要,但由於比較緊急,因此也常耗去人們不少時間,受到這些壓力催逼,人們又習慣逃避到第四象限裡去喘口氣(例如,說老闆壞話之類的)。 最後,被犧牲掉的是第二象限的事:雖然不緊急,但卻重要的事。 第二象限的事情常與生活品質有關,例如長期的規劃、健康、人際關係等,雖沒有迫切的危機,但我們若一直未能花時間去耕耘,日後可能未必有機會能彌補。 「你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生(或太太)永遠願意無怨無悔守候,或是自己的身體永遠撐得住,」謝寶容承認,時間管理常是一個取捨的過程,「但你不能把重要的東西提領一空,到那時候就太遲了。」 因此,時間管理的最高指導原則,就是花心思在「重要」的事情上,不管它緊不緊急。要分辨急迫的事是否重要,我們可以自問:這件事是否有助於達成某種重要的目標?若答案是否定的,就應該歸入第三象限。 以週為單位安排角色 以「日」為計畫單位的時間管理,很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位,不妨以「週」為單位做安排。 時間管理專家建議,我們每週應勻出一段完全安靜,可以沈思的時間用來規劃下一週。 首先,釐清我們所扮演的角色(例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等),思考自己這一週想要如何經營這個角色。要記住的原則是:不是把時間表填滿來再來排順序,而是先列出最重要的事情再來排時間,把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。 比方說,若你認為「自我成長」很重要,希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本書,就得預先空出時段來。當然,你也可以一魚二吃,例如,若同時也想要多與伴侶互動,不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會,如此只要空出一個時段,就能滿足兩種需求。 把重要事情排好以後,在尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以後,雖不是毫無彈性,但儘量不要去更動取消,如此一來,為了要妥貼照顧到各項需求,必然會有意識地降低無意義的時間浪費(第四象限)。 每天「偷」一點時間做計畫 畢竟「日」是我們生活的基本單位,完成週計畫以後,還是有許多日常事務要面對,必須逐日做一些微調。戴晨志就認為「一日之計在於夜」,晚上抽出幾分鍾,想一想隔天應該怎麼作息會更有效率。 另一位大忙人微軟總經理邱麗孟,則要求自己每天8:30提前進辦公室,不待秘書處理,便親自審視行程表,提早進入工作狀況,這個習慣也讓她可以在晚上8:30之前回家陪伴家人。 常有人抱怨老被時間追著跑,工作生活難兩全,其實,只是要懂得「排」時間和「偷」時間的竅門,魚與熊掌,是絕對可以兼得的。 【1】時間管理矩陣 緊急 不緊急 重要 第一象限 緊急狀況 迫切的問題 要在期限內完成的計畫、會議或工作 第二象限 準備工作 預防措施 價值觀的釐清 長期的規劃 人際關係的建立 必要的休閒 增進自己的能力 不重要 第三象限 干擾、電話 某些信件、報告 不重要的會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期待的事 第四象限 浪費時間的事 瞎掰閒聊 花過多時間看電視 「逃避現實」的活動 資料來源《與時間有約》1994 Covey Leadership Center. INC 【2】迫切性指數測驗 請選出你最可能反應的行為或態度(0從不,2有時候,4總是) 1.我在壓力下表現最好 0 1 2 3 4 2.我常歸咎外在環境太匆忙或太緊張,以致無法作深入的自我反省 3.我常因周圍的人或事動作太慢而感到不耐煩。我討厭等待或排隊。 4.我休息時不工作會覺得不安。 5.我似乎永遠在趕時間。 6.我為了完成某項事情而拒人於千里之外。 7.我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。 8.我在做一件事時,常會聯想到另一件事。 9.我處理危機時表現最好。 10.處理突發狀況的緊湊感,似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就感。 11.我常為處理突發狀況犧牲和親友共處的時間。 12.當我為了處理突發狀況,必須取消約會或中途離開,我認為別人應該諒解。 13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 14我常邊工作邊吃飯。 15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。 16.一天下來,辦公桌上「已辦文件」如果堆得高高的,我會很有成就感。  資料來源FranklinCovey本資料經總代理卓睿企管顧問公司同意使用 你有急迫性偏執嗎? 025分 低度迫切心態 2645分 強烈迫切心態 46分以上 嚴重迫切心態 時間管理高手經驗談 龔天行(富邦金控財務長兼發言人): 先釐清生命的目標 要做好時間管理,須先釐清「生命的目標」。 我堅信,職場上的成功,絕對不代表人生的成功。我想要追求的是一種均衡的人生:在工作、家庭與信仰(教會生活)之間尋求各種角色的平衡。 很多男人在家庭與事業中左右為難,我從未有過這種掙扎,因為我一直都很清楚知道自己想要什麼。若是把工作和家庭兩相權衡,我想我可能會稍微傾向家庭一些,家庭活動對我來說非常重要。 其實,我的工作時間並不算很長,就是一般的上下班時間。一個月至多只有三、四天會因事耽擱,無法回家吃飯。我的訣竅在於:儘量減少應酬,並且利用中午的時間安排公事會面。 要在有限的時間內做好工作,我的原則是:以重要性為依歸。有些事情既急迫又重要,比方說,收購北銀、處理與花旗集團的分分合合等等,非得即刻處理不可。 但另一些事情例如:建立績效評估指標(KPI;Key performance indicators)則屬於「對公司有深遠影響,但不會立刻產生危機」的事,我習慣把這一類的事切割成好幾階段,按階段訂出milestone(里程碑),直到最後一刻的驗收。

 

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